Configurações do CRM

As configurações do CRM definem como os leads chegam, quem os atende e por quais etapas passam até a venda. Este guia percorre cada tela do menu CRM > Configurações, na ordem em que vale a pena configurar.

1. Encontre as configurações

No menu lateral, abra CRM. Na seção Configurações do menu estão as telas Configurações, Automações, Integrações, Equipes, Fila de Atendimento, Funil de Vendas e Campos Extras.

A tela Configurações reúne ainda os cadastros de apoio, em cartões: Interesses, Tags, Origens, Motivos de Recusa e Campos Extras.

2. Defina a unificação de leads

Ainda em Configurações, o bloco Unificação de Leads define como o CRM reconhece e combina leads duplicados. Ligue ou desligue cada regra:

• Unificar leads com o mesmo e-mail: leads novos que chegam na mesma equipe com um e-mail já cadastrado são combinados em um único registro.
• Unificar leads com o mesmo telefone: o mesmo vale para o telefone.
• Unificar leads de equipes diferentes: ao detectar duplicados, o CRM combina também leads atribuídos a equipes distintas. Com a regra desligada, cada equipe mantém o seu.

3. Cadastre os interesses

Em Configurações, clique em Interesses. Ative os interesses que as suas equipes podem usar nos leads (por exemplo Carro, Cartão Benefício, Consórcio, Empresarial, Garantia, Moto e outros). Use Buscar interesse para achar um item e a chave ao lado de cada um para ligar ou desligar. Ao terminar, clique em Fechar.

4. Organize as tags

Em Configurações, clique em Tags. O Koter pergunta de qual equipe você quer gerenciar as tags:

• Tags Globais: valem para todas as equipes.
• Time (por equipe): valem só para a equipe escolhida.

Clique em Selecionar na opção desejada para ver, criar e editar as tags.

5. Cadastre as origens

Em Configurações, clique em Origens e escolha a equipe. A lista mostra cada origem (como Instagram, Outbound, WhatsApp, Site, Página de captura e Indicação), a quantidade de leads e o status. Para criar uma nova, clique em Cadastrar. O menu de três pontos de cada linha traz as demais opções, e Sugestões traz opções prontas.

6. Cadastre os motivos de recusa

Em Configurações, clique em Motivos de Recusa. Eles aparecem quando um lead é perdido, para você saber por que a venda não aconteceu (por exemplo Preço, Fechou com concorrente, Sem retorno e Fora do perfil). Use Cadastrar para criar um motivo, o menu de três pontos para editar e Sugestões para adicionar opções prontas.

7. Crie campos extras

Em Campos Extras (menu ou cartão), a aba CRM Interno guarda os campos personalizados dos leads e dos contatos. Escolha Lead ou Contato e clique em Novo campo. Na lista você vê o Rótulo, a Variável, o Tipo, o Escopo e, em Ações, pode ativar, excluir ou editar cada campo.

Os campos criados aparecem na seção de campos personalizados do formulário Criar lead.

8. Conecte as integrações

Em Integrações, conecte as fontes que enviam leads ao CRM. A tela mostra as integrações disponíveis (RD Station CRM, RD Station Marketing, Webhook, Meta, entre outras; algumas aparecem como Em breve). Clique em Conectar na que você quer usar, ou busque pelo nome.

Cadastre um Webhook

Ao conectar o Webhook, o assistente Cadastrar Webhook abre em etapas. Na primeira (Etapa 1 de 4), responda Para qual equipe?:

1. Digite o Nome da integração, por exemplo "Landing page Black Friday".
2. Escolha a equipe que vai receber os leads.
3. Clique em Avançar e siga as próximas etapas do assistente.

Depois de salvo, o webhook aparece na lista da integração, com a Chave da API para copiar.

9. Monte as equipes

Em Equipes, você vê as equipes da corretora, a quantidade de membros e o tipo (por exemplo Vendas). Cada cartão tem a chave Ativa, o lápis para editar e Ver equipe. Para criar outra, clique em Cadastrar equipe.

Cadastre uma equipe

1. Em Cadastrar Nova Equipe, digite o Nome da Equipe.
2. Se quiser, escolha o Gerente da Equipe.
3. Em Tipo de Equipe, escolha Vendas (prospecção e fechamento) ou Operacional (processos e suporte).
4. Em Membros da Equipe, pesquise e adicione os membros.
5. Clique em Salvar Equipe.

Gerencie os membros

Clique em Ver equipe para abrir a equipe. Ela tem três abas: Membros, Fila e Funil. Na aba Membros aparecem os vendedores, a quantidade de leads de cada um e o Status na fila. Por linha, você pode remover o membro, definir os Horários e Transferir os leads dele para outra pessoa. Editar equipe altera os dados da equipe.

10. Configure a fila de atendimento

Na aba Fila (ou no menu Fila de Atendimento, escolhendo a equipe), você define como os leads novos são distribuídos entre os vendedores:

• A ordem da lista é a ordem da fila (1º, 2º, 3º...). Arraste pela alça à esquerda para reordenar.
• Em Leads, use − e + para definir quantos leads cada vendedor recebe por vez.
• Em Horários, defina os horários de atendimento de cada vendedor.
• A chave Status coloca o vendedor na fila (Ativo) ou o tira dela.
• Ativar todos e Desativar todos mudam a fila inteira de uma vez.
• O seletor de dia (Todos os dias) e o botão Histórico completam a tela.

11. Monte o funil de vendas

Na aba Funil (ou no menu Funil de Vendas, escolhendo a equipe), ficam as etapas pelas quais o lead passa. A tabela mostra a Etapa, a Posição, o Tipo e o Faturamento de cada uma, e permite excluir ou editar. Arraste pela alça para reordenar. Sugestões oferece etapas prontas e Cadastrar cria uma nova.

Cadastre uma etapa

1. Em Nova Etapa, escolha a Cor da Etapa.
2. Escolha o Ícone e digite o Nome da Etapa.
3. Selecione a Equipe.
4. Se necessário, ligue Faturamento Obrigatório: o CRM passa a exigir o Valor e as Vidas do negócio para mover um lead para essa etapa.
5. Clique em Salvar.

12. Conheça as automações

Em Automações, você cria regras que reagem a eventos do CRM. A tela tem três cartões: Minhas automações (regras personalizadas), Relatórios agendados (envios recorrentes de relatórios do CRM) e Webhooks (destinos que recebem requisições disparadas pelas automações). Cada cartão mostra quantos itens estão ativos.

Dúvidas frequentes

Veja também

• Como usar o CRM para atender seu cliente
• Como usar as Tarefas